Erst vereinfachen, dann automatisieren.

Beschreiben Sie die Aufgabe vom Anfang bis zum Ende, bevor Sie ein Werkzeug auswählen. Wer startet sie? Welche Informationen werden gebraucht? Wer entscheidet? Was passiert, wenn Angaben fehlen?

Fragen Sie dann, welche Schritte noch einen Zweck erfüllen. Eine doppelte Eingabe sollte vielleicht entfallen statt automatisiert werden. Eine unklare Freigabe braucht womöglich eine verantwortliche Person, keine weitere Benachrichtigung.

Wählen Sie eine Veränderung, vereinbaren Sie die Bewertung und testen Sie im kleinen Rahmen. Entscheiden Sie erst danach, ob Software oder KI den Aufwand rechtfertigen.